Datenschutzerklärung – FIP Warriors e.V.

Version 1.0 | Stand: Februar 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

FIP Warriors e.V.
[Vereinsadresse]
[PLZ Ort]
E-Mail: [datenschutz@fipwarriors.de]
Vertreten durch: [Vorstandsvorsitzende/r]

2. Zweck der Datenverarbeitung

Das Portal „FIP Warriors“ dient der Verwaltung und Betreuung von Katzen, die an FIP (Feline Infektiöse Peritonitis) erkrankt sind. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Vereinsarbeit, insbesondere:

Koordination der Betreuung erkrankter Katzen zwischen Vereinsmitgliedern (Betreuern) und Katzenhaltern (Patienten/Gästen)
Dokumentation des Behandlungsverlaufs (Tagebuch, Medikation, Arztbefunde)
Kommunikation zwischen Betreuern und Katzenhaltern
Darstellung geheilter und verstorbener Katzen in den vereinsinternen Galerien

3. Welche Daten wir erheben

3.1 Personenbezogene Daten des Katzenhalters

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefon-/Mobilnummer
Postleitzahl und Wohnort (optional)
Zugangsdaten (Benutzername, verschlüsseltes Passwort)

3.2 Daten zur Katze

Name, Geschlecht, Rasse, Alter bzw. Geburtsdatum
Gesundheitsdaten: FIP-Form, Gewichtsverlauf, Zustandsbewertungen
Medikation: Medikamentenname, Dosierung, Darreichungsform, Zeitplan
Arztbefunde und Labordaten (inkl. hochgeladener Dokumente und Fotos)
Behandlungstagebuch mit Texteinträgen und Fotos

3.3 Fotos

Profilfotos der Katze
Verlaufsfotos im Behandlungstagebuch
Fotos von Laborbefunden und Arztbriefen
Fotos in der Helden- und Ahnengalerie

3.4 Technische Daten

IP-Adresse (bei Zugriff auf das Portal)
Zeitpunkt des Zugriffs
Verwendeter Browser und Betriebssystem

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie bei der Registrierung erteilen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Betreuungsverhältnisses zwischen Ihnen und dem Verein
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse des Vereins an der ordnungsgemäßen Dokumentation der Behandlungsverläufe

5. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Ihre Daten sind ausschließlich innerhalb des geschlossenen Portals zugänglich. Es gibt keinen öffentlichen Bereich.

Rolle	Zugriff
Ihr zugewiesener Betreuer	Alle Daten zu Ihrer Person und Ihrer Katze, Tagebuch, Medikation, Befunde, Kontaktdaten
Hauptadministrator	Alle Daten im System (zur Vereinsverwaltung und Qualitätssicherung)
Andere Betreuer	Kein Zugriff auf Ihre Daten, es sei denn, Ihre Katze wird einem anderen Betreuer übergeben (Transfer)
Andere Katzenhalter	Kein Zugriff auf Ihre Daten
Alle eingeloggten Mitglieder	Nur die Helden- und Ahnengalerie (Name und Foto der Katze, Name des Betreuers)

Bei einem Betreuerwechsel (Transfer) werden alle Behandlungsdaten Ihrer Katze an den neuen Betreuer übergeben, damit die Betreuung nahtlos fortgesetzt werden kann. Sie werden über einen Wechsel informiert.

6. Helden- und Ahnengalerie

Nach Abschluss der Behandlung wird Ihre Katze – sofern Sie nicht widersprechen – in einer vereinsinternen Galerie aufgeführt:

Heldengalerie (bei Heilung): Name und Foto der Katze, Name des Betreuers
Ahnengalerie (bei Versterben): Name und Foto der Katze, Name des Betreuers

Diese Galerien sind ausschließlich für eingeloggte Vereinsmitglieder sichtbar. Sie können der Aufnahme in die Galerie jederzeit widersprechen – wenden Sie sich dazu an Ihren Betreuer oder den Hauptadministrator.

7. Speicherdauer und Archivierung

Aktive Fälle: Daten werden für die gesamte Dauer der Betreuung gespeichert.
Abgeschlossene Fälle: Nach Abschluss der Behandlung werden Ihre Daten für einen Zeitraum von standardmäßig 12 Monaten im System aufbewahrt und anschließend archiviert.
Archivierte Daten: Archivierte Fälle werden nach standardmäßig 36 Monaten endgültig gelöscht. Diese Fristen können vom Vereinsvorstand angepasst werden.
Galerie-Einträge bleiben auch nach Löschung der Falldaten bestehen, sofern Sie nicht widersprechen.
Sofortige Löschung: Sie können jederzeit die sofortige Löschung Ihrer Daten verlangen (siehe Abschnitt 9).

8. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch folgende technische und organisatorische Maßnahmen:

Verschlüsselte Übertragung aller Daten per HTTPS/TLS
Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (Argon2/PBKDF2)
Zugriffskontrolle durch rollenbasiertes Berechtigungssystem
Regelmäßige Datensicherungen (Backups)
Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Firewall und Fail2Ban
Das Portal ist nur mit gültigem Benutzerkonto zugänglich
Automatische Sitzungsbeendigung nach Inaktivität

9. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Wir stellen Ihnen auf Anfrage einen vollständigen Datenexport zur Verfügung.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Wenden Sie sich an Ihren Betreuer oder den Hauptadministrator.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bei Löschung werden:
- Ihre persönlichen Daten (Name, Kontaktdaten) unwiderruflich entfernt
- Behandlungsdaten Ihrer Katze anonymisiert oder gelöscht
- Ihr Benutzerkonto deaktiviert und gelöscht

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.

Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie können Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

10. Kommunikation und Kontaktaufnahme

Die Kommunikation zwischen Betreuern und Katzenhaltern erfolgt über direkte Kontaktwege (Telefon, WhatsApp, E-Mail). Dabei werden Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) Ihrem zugewiesenen Betreuer zur Verfügung gestellt. Bei einem Betreuerwechsel erhält der neue Betreuer ebenfalls Zugriff auf Ihre Kontaktdaten.

11. E-Mail-Benachrichtigungen

Sofern ein Systemmail-Konto konfiguriert ist, erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu folgenden Anlässen:

Freischaltung Ihres Benutzerkontos (Willkommens-E-Mail)
Passwort-Zurücksetzung
Wichtige Statusänderungen Ihrer Katze (optional)

Sie können den Erhalt optionaler E-Mail-Benachrichtigungen in Ihren Profileinstellungen deaktivieren.

12. Cookies und Tracking

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für:
- Ihre Anmeldesitzung (Session-Cookie)
- Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF-Cookie)

Es werden keine Tracking-Cookies, Analyse-Tools oder Werbecookies eingesetzt. Es erfolgt kein Tracking Ihres Nutzungsverhaltens und keine Weitergabe von Daten an Dritte.

13. Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn:
- Sie haben ausdrücklich eingewilligt
- Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung

Insbesondere erfolgt kein Verkauf, keine Vermietung und keine sonstige kommerzielle Nutzung Ihrer Daten.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, etwa bei Änderungen der Rechtslage oder bei Erweiterungen des Portals. Bei wesentlichen Änderungen werden Sie beim nächsten Login aufgefordert, der aktualisierten Fassung erneut zuzustimmen.

15. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz, für Auskunftsanfragen oder Löschbegehren wenden Sie sich bitte an:

FIP Warriors e.V.
E-Mail: [datenschutz@fipwarriors.de]

Mit der Registrierung und Nutzung des Portals bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden haben und der Verarbeitung Ihrer Daten wie beschrieben zustimmen.

Datenschutzerklaerung